Theo Dõi Nhân Sự Bằng Excel

thống trị hồ sơ cá thể của từng nhân sự ra sao cho đúng? Cùng xem thêm và cài về miễn chi phí file Excel thống trị hồ sơ nhân sự sau đây của sabiasquee.online.vn.

*

Biểu chủng loại Excel cai quản hồ sơ nhân sự

1. Những thành phần của một tệp tin Excel quản lý hồ sơ nhân sự

Trong file cai quản hồ sơ nhân sự bằng Excel bao hàm những tin tức sau:

Mã nhân viên (mã chấm công): từng nhân sự được gán với cùng một mã số cố định và thắt chặt không trùng nhau. Khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này yêu cầu được không thay đổi (không gán lại cho những người khác).

Bạn đang xem: Theo dõi nhân sự bằng excel

Họ và tên

Bộ phận

Loại hình nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên,...

Vị trí công việc: là tên vị trí mà nhân viên cấp dưới đang đảm nhận, bao hàm cả cấp độ hiện tại. Ví dụ: chuyên viên sales level 1

Loại hình làm cho việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, trụ sở 2,...

Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu hèn lý kế hoạch có xác thực địa phương, phiên bản sao công triệu chứng CMTND hoặc CCCD, bản sao công triệu chứng giấy khai sinh, phiên bản sao công triệu chứng sổ hộ khẩu, bản sao công hội chứng bằng xuất sắc nghiệp, Giấy xét nghiệm sức khoẻ gồm dấu đỏ, vừa lòng đồng tất cả chữ cam kết và vệt đỏ, hoàn toàn có thể thêm hình ảnh thẻ.

2. Cần phối kết hợp hồ sơnhân sự với phần đa biểu mẫu nhân sự Excel như thế nào khác?

Nếu như để làm chủ thông tin ứng viên, thành phần tuyển dụng chỉ cần quan trọng tâm tới một số thông tin cơ bản như họ và tên, tin tức liên hệ, trình độ học vấn, tay nghề làm việc,... Thì quản lý nhân sự yên cầu phức tạp nhiều hơn thế.

Để thống trị một cách tổng thể và khá đầy đủ hồ sơ nhân sự, thì kế bên file Excel làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp buộc phải sở hữumột khối hệ thống gồm 5biểu mẫu mã Excel khác:

File Excelquản lý list nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan tốt nhất về thông tin của các nhân sự đang thao tác làm việc tại doanh nghiệp (đang vào thời hạn vừa lòng đồng).

File Excel quản lý hợp đồng: Doanh nghiệp bắt buộc dùng file Excel này thống trị thông tin hợp đồng thử vấn đề và các loại hợp đồng lao hễ (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một các bước nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không khẳng định thời hạn).Các trường tin tức của biểu mẫu làm chủ hợp đồng nhân sự khá đối kháng giản, tuy vậy lại bao quát lượng tài liệu lớn và yên cầu độ đúng mực cao.File Excel theo dõi và quan sát nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, chắc rằng doanh nghiệp vẫn đón thêm những nhân viên cấp dưới mới. Filequản lý hồ sơbằng Excel về cơ phiên bản là sự kết hợp giữa hai biểu mẫu list nhân sự và Hồ sơ cá nhân, nhưng nhấn mạnh hơn vào những thông tin quan trọng trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel theo dõi nhân sự ngủ việc:Cũng tương tự như Biểu chủng loại theo dõi nhân sự mới, nhưng so với nhân sự ngủ việc, công ty lớn cần nhiệt tình hơn sự thay đổi của những yếu tố có khả năng sẽ bị huỷ hiệu lực sau khoản thời gian nhân sự nghỉ ngơi việc, tương tự như hồ sơ quan trọng để hoàntất thủ tục chấm dứt hợp đồng.

File Excel theo dõi dịch chuyển tiền lươngcủa nhân sự: chưa hẳn là nhân sự bắt đầu hay nhân sự nghỉ việc, dịch chuyển tiền lươngbao gồm các trường đúng theo tăng lương, bớt lương, tăng level, sút level, vận chuyển vị trí, gửi công tác,... Trong tệp tin Exceltheo dõi biến động này, cần chú ý tới ngày sự biến hóa có hiệu lực.

Để hỗ trợ phần tử nhân sự những doanh nghiệp, sabiasquee.online.vn sẽ tổng thích hợp thông tin tất cả 06 biểu mẫu trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại trên đây để tải về miễn phí.

*

Các tư liệu khác có thể tải về:

1.Bộ từ điển năng lực & bản mô tả quá trình cho 60+ địa chỉ trong doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chấm công tiên tiến nhất (theo giờ, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện hành (cập nhật 5/2021)

4.Mẫu Word quy định lương thưởng, phụ cấp và xử phạt cần sử dụng trong doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy công ty (bản không thiếu thốn 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) phiên bản đầy đầy đủ 38 trang

3. Có chiến thuật nào sửa chữa biểu chủng loại Excel để quản lý hồ sơ nhân sự nhanh - gọn - đúng đắn - bảo mật hơn không?

Quản lý nhân sự bằng Excel từ rất lâu đã được xem như là nhiệm vụ rất gần gũi của bộ phận Nhân sự các doanh nghiệp. Sự thân thuộc này thậm chí còn còn được coi là lẽ đương nhiên: bọn họ vẫn sẽ từng ngày từng ngày một trung thành với quá trình tra soát, nhập liệu bằng tay trên phần đa file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý làm hồ sơ nhân sự” là vấn đề bắt cần làm. Nạm nhưng, công cụ có thể sử dụng đâu mặc định chỉ có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% công ty lớn quy mô trung bình và lớn trên thế giới sẽ sử dụng bộ công cụ dựa trên đám mây cho những nhiệm vụ cai quản trị nhân sự vào khoảng thời gian 2020.

Ngày nay, công nghệ 4.0 bao phủ sóng rộng rãi, thậm chí còn trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) và technology máy học (Machine Learning - ML) vẫn đóng vai trò đặc trưng trong nhiều nghiệp vụ quản trị cùng vận hành; vậy chẳng bao gồm gì cực nhọc hiểu lúc doanh nghiệp sửa chữa Excel bởi một công cụ văn minh hơn để quản lý nhân sự.

Và đặc biệt hơn hết, việc tận dụng tối đa một chiến thuật tiện ưu thế giúp doanh nghiệp chưa hẳn tập trung quá nhiều vào các các bước liên quan tiền tới thủ tục mà không tạo nên năng suất có tác dụng việc.

a. 06 yếu điểm của biểu mẫu Excel khi dùng để quản lý nhân sự

Dữ liệu phân tán, rất cực nhọc để thẩm tra soát toàn diện hay làm report toàn diện, làm khó việc ra quyết định

Khi quản lý hồ sơ bằng file Excel, có lẽ doanh nghiệp đã biết rằng dữ liệu sẽ ảnh hưởng phân tán ở nhiều file không giống nhau. Họ cũng ngầm đồng ý sẽ tiêu tốn thêm nhiều thời gian và sức lực lao động để xử lý.

Tuy nhiên, điều này không dễ dàng chỉ là lãng phí nguồn lực đến doanh nghiệp, bên cạnh đó dẫn tới những hệ luỵ nguy hại hơn - ngăn cản việc thanh tra rà soát tổng thể, tạo báo cáo nhân sự, cùng việc hối hả ra đưa ra quyết định của lãnh đạo.

Không bảo vệ bảo mật

Lẽ đương nhiên là nhà thống trị nào vẫn muốn bảo mật các thông tin vào doanh nghiệp, nhất là các dữ liệu nhạy cảm. Vào công tác làm chủ nhân sự chứa không ít dữ liệu như vậy: mức lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số đúng theo đồng, tại sao nghỉ việc,...

Xem thêm: Hướng Dẫn Sữa Lỗi Phím Shift + Phím Số, Khắc Phục Lỗi Bàn Phím Laptop Bị Loạn Chữ

Tuy nhiên, những biểu mẫu mã Excel thực sự không bảo đảm bảo mật. Không tồn tại phân quyền, ko có khoanh vùng dữ liệu như thế nào được ghi lại “chỉ dành cho những người quản lý” cả. Tuy nhiên chủ tải file có thể đặt password truy cập, mặc dù vẫn ko tránh khỏi khác trường hợp bị thất thoát ra ngoài.

Đó là chưa kể nhiều người sẽ đề xuất dùng thông thường một biểu mẫu: chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,... Việc kiểm soát điều hành bảo mật gần như là ko thể.

*

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel tàng ẩn nhiều mối nguyhại mang đến doanh nghiệp

Không thể vướng lại “thừa kế” cho người sau

Giả sử tất cả một người đứng đầu nhân sự new đến đón nhận công việc, nhưng lại cô ấy lại cần yếu “giải mã” giải pháp đặt thương hiệu và sắp tới xếp những thông tin trên biểu mẫu mã Excel mà người cũ nhằm lại. Vậy cô ấy rất có thể làm gì ngoài việc phải sửa đổi những biểu chủng loại đó theo sự gọi biết và kinh nghiệm tay nghề của mình, hoặc tệ không chỉ có vậy là ban đầu lại từ con số 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu thống trị nhân sự bằng Excel là một trong tài nguyên cực hiếm của doanh nghiệp, mà lại thật tiếc nuối là không có tác dụng bàn giao với thừa kế trọn vẹn.

Khả năng tích đúng theo kém

Trong nhiệm vụ quản trị nhân sự nói chung, có không ít phần mượt doanh nghiệp có thể sử dụng như phần mềm chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, thống trị tài liệu, ứng dụng chat, chữ cam kết điện tử,... điểm yếu của biểu chủng loại Excel là quan trọng tích phù hợp với những công cụ tân tiến đó.

Ngay cả với những lý lẽ phổ biến hơn hẳn như đồng hồ, kế hoạch biểu hay tin nhắn thì Excel cũng không liên kết được.

Dễ khiến ra những lỗi không đúng bởi thao tác của con người

Tất cả các thao tác của con fan trên biểu mẫu mã Excel, từ những việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,... Số đông được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con bạn không được thiết kế sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu; tuy nhiên không cung ứng được con tín đồ thì là thiếu sót của công cụ.

Sai lầm đã còn xẩy ra thường xuyên không chỉ có vậy khi không ít người dân cùng truy cập và chỉnh sửa một tệp tin Excel. Ngay tại lúc nhìn thấy fan khác đang thao tác trên cùng một đồ họa với mình, nhân viên của bạn đã sở hữu thể bị mất triệu tập và tạo ra nhầm lẫn.

Không thể không ngừng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Dữ liệu lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có khá nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở phải khổng lồ. Cấp thiết giải quyết bằng cách cứ tăng lên số trang, số dòng, số cột,... được.

Hay nói biện pháp khác, khi doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô, cai quản nhân sự bằng biểu chủng loại Excel truyền thống gần như thể không tưởng.

b. ứng dụng quản trị thông tin nhân sự sabiasquee.online HRM là giải pháp bậc nhất để thay thế biểu mẫu mã nhân sự Excel

Thấu hiểu các bài toán trong nghiệp vụ quản trị và các nhược điểm của biểu chủng loại nhân sự Excel kể trên, sabiasquee.online.vn vừa mới đây đã cho ra mắt một phương án thay thế tuyệt đối - Phần mềm quản lý thông tin nhân sự sabiasquee.online HRM.

Phần mềm sabiasquee.online HRM+ với các tính năng tuyển chọn dụng, hội nhập, thống trị thông tin nhân sự toàn diện

sabiasquee.online HRM gồm thể tự động tạo ra các báo cáo chuyên sâu, giúp bạn lập cập đưa ra ra quyết định nhân sự

Đâu là đông đảo chỉ số đặc biệt quan trọng cần những thống kê trong quản trị nhân sự? số lượng nhân sự với workload của các phòng ban? Tổng số chi phí thuế cần nộp? Tổng số tiền lương đề nghị trả toàn công ty? Số chi phí lương của phòng marketing? nấc lương trung bình trên một nhân sự? Tổng đưa ra phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ tiến hành tính toán auto từ những dữ liệu sẵn có của công ty trên phần mềm, với hiển thị ngay lập tức (real-time) trong mục báo cáo.

Như vậy, bất cứ lúc nào bạn có thể nắm được tình trạng tổng quan về nhân sự vào doanh nghiệp để mang ra các quyết định đúng đắn.

*

Một phần hình ảnh các report được tạo auto từ những thông tin nhân sự trên sabiasquee.online HRM

sabiasquee.online HRM có chức năng bảo mật chặt chẽ, chỉ tín đồ được phân quyền mới có thể truy cập dữ liệu

Nếu như một tệp tin Excel thuận lợi được share ra ngoài; thì để truy vấn được vào hệ thống sabiasquee.online HRM của doanh nghiệp, một người bắt buộc phải sở hữu một tài khoản ứng dụng (được sinh sản và điều hành và kiểm soát bởi chủ doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ có lãnh đạo và một vài chuyên viên nhân sự v.i.p mới gồm quyền chỉnh sửa dữ liệu toàn công ty, còn làm chủ chỉ tất cả quyền coi (chứ chưa hẳn chỉnh sửa) dữ liệu của cung cấp dưới thuộc cơ sở mình.

Đối với mắt nhìn từ phía nhân viên, sabiasquee.online.vn có cung ứng thêm một ứng dụng khác nhằm họ từ bỏ xem thông tin cá thể và những dữ liệu thao tác làm việc khác của bạn dạng thân được lưu trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này có tên sabiasquee.online Me, còn được gọi là Trang hồ sơ cá thể của từng người.

Như vậy, không những bảo mật thông tin giỏi hơn, ứng dụng của sabiasquee.online còn tôn vinh tính minh bạch, đáp ứng mong muốn theo thông tin được biết của nhân viên trong khi vẫn đảm bảo quyền kiểm soát điều hành của doanh nghiệp.

sabiasquee.online HRM được thiết kế với chuyên nghiệp, dễ dàng sử dụng, dễ dàng bàn giao đến người quản lý khác

Phần mềm có chức năng lưu trữ dữ liệu vô cùng lớn, kĩ năng hiển thị cũng hơn gấp nhiều lần so với một biểu mẫu mã Excel nên không có thông tin nào y như một “mã số túng thiếu ẩn” cả.

Ngay cả giao diện và giải pháp sắp xếp những trường thông tin cũng theo đúng quy chuẩn và logic, bảo vệ dễ dàng hiểu hiểu và thực hiện cho một bạn mới - đề cập cả là 1 trong trưởng chống nhân sự tay nghề cao hay một nhân viên mới vẫn tồn tại “gà mờ”.

*

Một phần hình ảnh của Phần mềm quản lý thông tin nhân sự sabiasquee.online HRM

sabiasquee.online HRM có công dụng tích hợp to theo cả chiều rộng với chiều sâu

Trong bộ phương án quản trị nhân sự trọn vẹn của sabiasquee.online.vn còn đa số mềm có lợi khác: phần mềm onboarding nhân viên cấp dưới mới, chấm công bình nhận diện khuôn mặt, tính công, tính lương, quản trị mục tiêu, làm chủ tài sản,... Phần mềm HRM được tích hợp chặt chẽ với tất cả các phần mềm này - và cả những công cụ bên ngoài khác.

Lấy ví dụ, trên sabiasquee.online HRM, nhân sự A có thông tin mã chấm công là 072, e-mail nội bộ là nguyenvana